Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für Mandanten

(Art. 13 DSGVO – inkl. digitaler & KI-gestützter Verarbeitung)

1. Verantwortlicher

Rechtsanwalt Finn Pietruschka
Sonnenallee 90, 12045 Berlin
E-Mail: info@rechtsanwalt-pietruschka.de
Telefon: 0211-87973994340

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zweck der:

• Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Mandatsverhältnissen
• rechtlichen Beratung und außergerichtlichen sowie gerichtlichen Vertretung
• Kommunikation mit Mandanten, Gerichten, Behörden, Gegnern und sonstigen Dritten
• Dokumentation, Aktenführung, Fristenkontrolle und Abrechnung
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (insbesondere BRAO, RVG, AO)

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung in die Nutzung spezifischer digitaler Analysetools)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / Mandatsverhältnis)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter, sicherer und moderner Kanzleiorganisation)
• § 43a BRAO (anwaltliche Verschwiegenheit)

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

• Stamm- und Kontaktdaten
• Vertrags- und Mandatsdaten
• Sachverhalts-, Kommunikations- und Verfahrensdaten
• Dokumente, Schriftsätze, Belege, Gutachten
• besondere personenbezogene Daten, soweit für das Mandat erforderlich

5. Digitale Kanzlei-IT und Auftragsverarbeiter

Zur effizienten Mandatsbearbeitung nutzt die Kanzlei moderne, überwiegend digitale Systeme. Die Verarbeitung erfolgt ganz oder teilweise unter Einbindung folgender Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO:

a) Cloud- und Kommunikationsdienste

• Google Workspace / Google Drive
  (Dokumentenerstellung, Dateispeicherung, Kalender)

b) Kanzlei- und Vorgangsverwaltung

• SeaTable
  (strukturierte Mandats-, Dokumenten- und Vorgangsverwaltung)

c) Automatisierung & Workflow-Steuerung

• n8n
  (Automatisierung von Arbeitsabläufen, z. B. Dokumentenverarbeitung, Fristen- und Ablageprozesse)

d) KI-gestützte Text- und Dokumentenverarbeitung

• OpenAI
  (Analyse, Strukturierung und Entwurf von Texten im Rahmen der Mandatsbearbeitung)
• Mistral
  (OCR-Verarbeitung, Texterkennung und Textstrukturierung)

Mit sämtlichen Dienstleistern bestehen vertragliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung sowie technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit.

Die Einbindung erfolgt im Einklang mit Art. 28 DSGVO sowie unter Beachtung der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht gemäß § 43e BRAO.

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5.1 Webanalyse und Werbe-Tracking (Meta-Pixel & Conversion API)

Zur Optimierung unserer Online-Werbekampagnen und zur Messung der Conversion-Rate (z. B. Anforderung eines Angebots) nutzen wir auf dieser Website Dienste der Meta Platforms Ireland Ltd.

• Umfang der Verarbeitung: Bei Nutzung unserer Website werden Daten über Ihr Nutzerverhalten (u. a. IP-Adresse, Geräte-ID, aufgerufene Seiten, Interaktion mit dem Button „Angebot anfordern“) erfasst. Diese Daten werden mittels des Meta-Pixels sowie der Conversion API an Meta übertragen.
• Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über das auf der Website bereitgestellte Einwilligung-Management-Tool (Cookie-Banner) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Drittlandtransfer: Eine Übermittlung von Daten an Meta Platforms Inc. in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie ergänzender Schutzmaßnahmen.

6. KI-gestützte Verarbeitung – Transparenzhinweis

Im Rahmen der Mandatsbearbeitung können KI-gestützte Systeme eingesetzt werden, insbesondere zur:

• Texterkennung (OCR) und Digitalisierung von Dokumenten
• Strukturierung, Zusammenfassung und Analyse von Sachverhalten
• Erstellung von internen Entwürfen, Arbeitshilfen und Textvorschlägen

Wichtiger Hinweis:

• Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
• Die rechtliche Prüfung, Bewertung und Verantwortung verbleibt ausschließlich beim Rechtsanwalt.
• KI-Systeme dienen lediglich der Unterstützung der anwaltlichen Tätigkeit.

7. Übermittlung in Drittländer

Soweit im Rahmen der Nutzung einzelner IT-Dienste eine Verarbeitung in Staaten außerhalb der EU/des EWR erfolgt (insbesondere USA), geschieht dies ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere durch:

• Standardvertragsklauseln
• zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

8. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten können – soweit erforderlich – übermittelt werden an:

• Gerichte, Behörden, Gegner, Versicherer
• Sachverständige, Korrespondenzanwälte
• IT-Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung

Eine darüberhinausgehende Weitergabe erfolgt nicht.

9. Speicherdauer

Die Speicherung erfolgt für die Dauer des Mandats sowie im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungs- und berufsrechtlichen Fristen. Nach Ablauf werden die Daten gelöscht oder archiviert.

10. Rechte der Mandanten

Mandanten haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f erfolgt, Widerspruch einzulegen.
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

11. Erforderlichkeit der Datenbereitstellung

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Mandats erforderlich. Ohne diese ist eine sachgerechte Mandatsbearbeitung nicht möglich.

Mandantenbestätigung zur digitalen & KI-gestützten Verarbeitung

Ich habe die vorstehende Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen.

Ich bestätige ausdrücklich, dass ich mit der digitalen Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten sowie mit der unterstützenden Nutzung KI-gestützter Systeme (z. B. zur Texterkennung, Strukturierung und Entwurfserstellung) im Rahmen der Mandatsbearbeitung einverstanden bin.

Mir ist bekannt, dass die anwaltliche Prüfung, Entscheidung und Verantwortung ausschließlich durch den Rechtsanwalt erfolgt.